社外向けのビジネスメールで催促をしたいけど、でも角が立たない言い方が分からない〜。
そんな方に向けて、取引先などの相手に「やんわり伝え」つつ納期を明示する型をまとめてみました。
この記事はビジネスにおいてメール での催促について、相手の動きやすさを優先しながら必要な情報を簡潔に伝えることを目指しまた文章作りに役立てばいいなと考えております。
下に任意キーワードで例文を自動生成できるジェネレーターもありますので、お試しください。
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ビジネスメールで催促するときの基本
最初に相手の状況を尊重する一言を置くってのが大事な気がしますよね。
なにせ怒らせたら絶対にダメな相手ですから。
次に目安日を提示して“判断の材料”を渡す…考えてもらえるように促すのがいいかと思います。
難しい場合の代替案や返答のしやすい質問を添えてあげるといいですが、やりすぎてバカにされてる！って思わせないようにすることも大事。
この至れり尽くせり三点セットで摩擦が下がり、返信率が上がって来るかと思います。
※あくまでも一般的な話で、相手が変人だったりすると状況は変わる可能性はあります。。。
NGやめてOKパターンを！もたらす結果は？
- NG：「至急お願いします」「いつまでにできますか？」だけを繰り返すってのはもっての外。
- OK：「恐れ入りますが」「◯月◯日目安」「難しい場合は目安を」の気を使った三点セットは必須。
- 結果：相手の行動ハードルが下がり、調整しやすい選択肢が生まれる可能性があります。
ビズネスメールで催促する時の件名の作り方（角が立たない5案）
件名は「用件＋対象＋目安」の順で情報を最短提示しましょうね。
社外では“ご確認のお願い”を起点にして、具体性を加えてあげればよろしそうです。
得意先などの「相手を立てつつ」は絶対に忘れちゃならねぇ〜。
- ご確認のお願い／◯◯の件（◯月◯日まで）
- 進行状況の共有と目安のご相談（◯◯）
- ◯◯のご対応について（◯月◯日 目安）
- 納品スケジュール確認のお願い（◯◯）
- 進行見込みのご教示のお願い（◯◯）
ビズネスメールでの催促は「急いでます！」は使わない。状況別の言い換え10
- 先に目安だけ共有いただけますと助かります。
- ご都合のよい時点をご教示ください。
- 差し支えなければ、◯月◯日を目安に。
- 調整が必要でしたら可能な範囲で構いません。
- 先行できる部分だけでも大丈夫です。
- 仮置きでも構いませんので見込みをいただけると助かります。
- ご負担の少ない形で問題ございません。
- 進め方のご提案も歓迎です。
- 差し戻しポイントだけでも先に共有いただけますか。
- 無理のないスケジュールで問題ございません。
コピペ用テンプレート（短文／標準／長文）※独自にカスタマイズしてね
短文
お世話になっております。
◯◯につき、◯月◯日までの目安でご対応いただけますと助かります。
難しい場合は可能な時期をご教示ください。
よろしくお願いいたします。
標準
株式会社◯◯ △△様 お世話になっております。
◯◯につきまして、◯月◯日までの目安でご対応をお願いできますと幸いです。
もし難しい場合は、対応可能な見込みを先に共有いただけますでしょうか。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
長文
株式会社◯◯ △△様 いつもお世話になっております。
◯◯の進行につき、社内の確認スケジュールの都合上、◯月◯日までを一旦の目安としております。
ご都合が合わない場合は、無理のない範囲の見込みをご教示ください。
先行可能な部分があれば、その範囲で進める形でも問題ございません。
どうぞよろしくお願いいたします。
ビズネスメールでの催促でよくある質問
返信がない時はどうする？
1〜2営業日空けて再送しますかねぇ、ひつこいって思われがちなので焦らず。
件名に「再送」を含め、本文トーンは据え置きます。
ビジネスでは最低でも24時間以内に返信ってのが、ある意味常識なので返事しないとかは正直ありえないんです。
ただ、相手が忘れてたとか面倒で後手になってる場合は、このようなメールが来たらうざいので、逆なでしないように心がけましょう！
再リマインドの間隔は？
1回目に了解メールが返ってきているなら、さらに3営業日後に2回目の連絡をしてもいいかもです。
さらに1週間後に3回目。
正直、こんなスパンでやり取りしないと成立しないのはもうダメなんでしょうけど、そこは我慢で。
電話へ切り替える目安は？
メール再送が2回続けて反応なし。
その場合は「お電話でも失礼します」と予告して切り替えます。
いよいよこちらも強行突破で！
ビズネスメールでの催促方法についてのまとめ
得意先などの社外向けのビジネスメールで催促するときは、相手への配慮と納期の明示をセットにするのが賢明ですよね。
「恐れ入りますが」「◯月◯日目安」「難しい場合の選択肢」…この三点を考えればビジネスメールでの催促であっても摩擦を少なくして前へ進めると思うんです。
上のテンプレとジェネレーターを活用していただいて、短文、標準、長文と状況に応じて必要十分を整えていきましょう！
最後までお読みいただきまして、ありがとうございました！
