この記事では「資料提供の依頼メール」を社外向けに作成する際の、用件→期限→用途の順でスッと伝わる型をまとめてみました。
社外の方に資料をお願いしたい場合、文章の言い回しでかなり印象が変わります。
しかも仕事で慣れているとはいえ、社外向けにメールを書くのは何かと気を使いますよね。
じゃぁどうやって書けばいいの？って方はぜひご活用いただければなぁと思います。
下には任意キーワードから一発で文章が作れるジェネレーターもありますので、まずは直感で使ってみてください。
続いて、コピペでサックと作成できる例文集がありますので、これを元にご自分の立場に合ったカスタマイズをしていただければと思います。
それ以降は、いろいろな場面での例文もおいてありますので、これを使いつつさらなる文章のブラッシュアップの参考にしていただけたら幸いです！
「文章作成」をクリックすると例文が完成します。
流用する場合は「コピー」をクリック。
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資料提供の依頼メールの文章コピペ用テンプレ（短文／標準／長文）
短文
お世話になっております。 ◯◯の資料をご提供いただけますでしょうか。 差し支えなければ、◯月◯日を目安にお願いできますと幸いです。 用途は社内検討で、PDFまたはURLのいずれでも問題ございません。 もしご提供に必要な情報が不足していれば、必要項目のみご指示ください。 よろしくお願いいたします。
標準
株式会社◯◯ △△様 いつもお世話になっております。 ◯◯に関する資料（2025年版／型番ABC123）をご提供いただけますでしょうか。 社内検討の判断材料として、◯月◯日を目安に頂戴できると助かります。 受領形式はPDFまたはURLのいずれでも問題ございません。 対象の特定に必要な条件（版・期間・型番など）があればお知らせください。 お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
長文
株式会社◯◯ △△様 いつもお世話になっております。 ◯◯について社内比較検討を進めており、関連資料のご提供をお願いしたくご連絡いたしました。 対象は2025年版（型番ABC123／ver.2.1）で、受領形式はPDFまたはURLのいずれでも問題ございません。 差し支えなければ、◯月◯日を一旦の目安としております。 先に共有可能な範囲だけでも大丈夫です。 こちらの記載に不足があれば、不足箇所の項目名のみご指示ください。 ご多用のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
資料提供の依頼メールの件名５パターン！状況別に“完成形”をそのまま使う
ある程度考えられる状況ごとに、差し替えてる変えそうな件名を提案しますね。
個々のケースを選んで、” “内は書き換えてお使いください。
| 状況 | 件名の例 |
|---|---|
| 初回依頼 はじめて依頼する場合。用途は本文で説明する。 | 資料ご提供のお願い — ”製品仕様書（◯月◯日を目安に）” |
| 用途を明記 社内検討や提案用など、使途を明らかにしたい。 | 資料共有のお願い —”弊社内検討用（◯月◯日まで）” |
| 版・型番を特定 対象資料が複数あり取り違えを避けたい場合など。 | 仕様書ご提供のお願い — ”0000年版 ver0を希望します” |
| 形式は問わない 相手の負担を下げたい（PDF/URLどちらでも可）。 | 資料ご送付のお願い — ”PDFまたはURLでも大丈夫です” |
| 先行データ可 依頼した全ての資料同時入手が難しい場合、用意できる資料だけでも先に欲しい。 | 資料の先行共有のお願い — ”可能な資料からご提供ください” |
※あくまで状況は想定なので、全てに対して合致するわけではありません。” “で括った部分の書換は必須となります。
資料提供の依頼メール本文の差し替えパーツ集
テンプレとジェネレーター文を調整するための差し替え用フレーズです。
必要な位置にそのまま挿し込んだり差し替えたりしながらを調整してください。
あいさつのひと言（最初にそえる）
- いつもお世話になっております。まずは用件のみ失礼いたします。
- ご多用のところ恐れ入ります。要点を手短にお伝えします。
- 平素よりお世話になっております。お願いがありご連絡いたしました。
何をお願いしたいか（用件）
- ◯◯に関する資料のご提供をお願いできますでしょうか。
- 比較検討のため、最新版の資料共有をお願いしたく存じます。
- ◯◯の仕様が分かる資料（版・更新日が分かる形）を頂戴できますか。
いつまでが助かるか（目安の伝え方）
- 差し支えなければ、00月00日を一旦の目安としております。
- 難しい場合は、可能な時期をご教示いただけますと助かります。
- 先に共有可能な範囲だけでも大丈夫です。
※これは注意しながらお伝えしましょう。時間がなくすぐに欲しい場合なら、事情を伝えて平に平にお願いする形がいいですね。
何に使うかと受け取り方法（用途・形式）
- 用途は弊社社内の判断材料で、PDFまたはURLのいずれでも問題ございません。
- 社外提案に向けた下準備のために確認いたします。
- 版数や更新日が分かる形だと助かります。
※提供形式に拘る、あるいはこだわらない場合でも、明確に伝えてあげると親切ですね。さらに「紙ベースのカタログで郵送します」となったら、不便と思っても快く送ってもらいましょう！
必要なら教えてほしいこと（足りない情報の確認）
- 対象の特定に必要な情報（版・期間・型番など）があればお知らせください。
- こちらの記載に不足があれば、必要項目のみご指示ください。
- 参照先があれば、過去メールの日時や案件名を教えてください。
※相手側に資料が膨大に存在する場合は条件を指定してあげるのが良いと思います。何年版とかVol.いくつとか…とにかく一気にたくさん送ってくる企業もあり、もらったこちらが大変になる事がありました。
先にできる範囲のお願い（段階対応）
- まずは要点のみの資料でも問題ございません。
- 先行できる部分からのご共有で構いません。
- AとBのみ先に、Cは後日でも大丈夫です。
※こちらの資料依頼が複数にわたり、相手がいっぺんに用意できない場合など。
最後のしめ（お願いとフォロー）
- お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
- ご不明点があれば、遠慮なくお知らせください。
- まずは用件のみ。詳細は追って共有いたします。
※先方との関係性にもよりますが、あくまでも”丁寧にお願いする”を忘れずに。さらに資料入手の折には、必ずお礼を伝えましょう。最近、実際の業務でもやり取りが終わるとシーンとなる人が増えてます。こちらとしては、ちゃんと入手できたのか？など気にかけてるわけなので…。
資料提供の依頼メールのまとめ
資料提供の依頼メールは、用件→期限→用途の順で要点をズバッとお伝えしましょう。
どんなものが欲しいのかなど対象資料を正確に伝え、頂く際の受領形式の自由度を添えて、先方の動きやすさを提供しましょう。
本記事にてジェネレーターとコピペ用本文テンプレ、そして別途用意している件名＆差し替え文を組み合わせれば、ある程度の文章は出来上がるかと思います。
足りない部分は「ていねい」「わかりやすい」を意識して加筆・変更して文章を仕上げてください。
では、Good Luck！！
最後までお読みいただきまして、ありがとうございました！
